ÍNDICE
1. Introducción...................................................................................................................4
2. Consideraciones generales.............................................................................................. 4
3. Opciones del menú........................................................................................................ 4
3.1. Artículos.................................................................................................................. 5
3.1.1. Consulta de materiales.............................................................................................. 5
3.1.2. Listado de artículos-stock........................................................................................... 9
3.1.3. Creación de materiales............................................................................................... 10
3.2. Envíos..................................................................................................................... 12
3.2.1. Entrada manual de envíos de promocional..................................................................... 13
3.2.2. Modificación de envíos pendientes de lanzar.................................................................. 17
3.2.3. Consulta de envíos..................................................................................................... 18
3.3. Ciclos....................................................................................................................... 19
3.3.1. Creación de ciclos....................................................................................................... 20
3.3.2. Consulta de ciclos....................................................................................................... 29
3.4. Otros........................................................................................................................ 31
3.4.1. Consulta de personal BU.............................................................................................. 31
3.4.2. Cambia de usuario...................................................................................................... 32
Anexo 1. Teclas predefinidas...................................................................................................... 33
A continuación se detallan las principales funcionalidades que se han introducido en la aplicación V10 para el control y la gestión del material promocional gestionado por Roche.
Todas las consultas y búsquedas que se realicen mediante estas opciones están filtradas en base al usuario que ha accedido a la aplicación.
El acceso, modificación o eliminación de los datos dependerá de los permisos concedidos a dichos usuarios por parte de Roche, y en base a la información que se carga en la aplicación V10 proveniente de Unite.
En general, todas las pantallas de V10 tienen un mismo funcionamiento y hay una serie de teclas, o combinaciones de teclas para navegar y consultar. (Ver Anexo 1).
En este manual se explicarán las teclas especiales que realicen alguna función extra.
A continuación detallaremos las diferentes opciones del menú de los usuarios de material promocional.
El objetivo de esta pantalla es poder consultar los diferentes materiales cargados en la base de datos de V10.
Para ello, podemos seleccionar alguno o todos los filtros para refinar la búsqueda.
Los filtros se van “afinando” en base a los criterios que hemos seleccionado anteriormente. Por ejemplo, si seleccionamos la BU ONCOLOGIA, los productos mostrados serán los pertenecientes a la BU ONCOLOGIA.
Una vez seleccionados los filtros, pulsaremos F2, y obtendremos toda la información de los materiales que cumplan esos filtros. Anotar que podemos hacer una consulta global pulsando F2 sin tener ningún filtro. En nuestro ejemplo hemos seleccionado la BU ONCOLOGIA, y el producto AVASTIN.
Con las teclas de cursor Arriba o Abajo podemos ir navegando por los diferentes materiales de la BU ONCOLOGIA y del producto AVASTIN.
Con la combinación de teclas Control + F3 podemos ver el total de registros que cumplan esa condición, en nuestro ejemplo 188.
En la pantalla podemos ver los campos asociados a un material. Entre estos campos tenemos:
Además podemos visualizar el mantenimiento de los datos logísticos del material, pulsando sobre el signo ‘+’ situado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Se nos desplegará una pantalla con todos los datos. Podemos plegarla pulsando sobre el signo ‘-‘.
A la derecha de la pantalla tenemos dos iconos, uno con el símbolo 
para exportar a Excel y otro con el símbolo
, para pre visualizar una imagen del material.
Desde esta opción se obtienen los mismos datos que en la opción anterior, aunque con una visualización en formato Lista. Los filtros que se pueden aplicar son los mismos, y su funcionamiento también.
Desde esta pantalla podemos obtener un listado de nuestra consulta en formato Excel, pulsando el botón situado en la parte de abajo. También podríamos utilizar la tecla F11 para exportar a Excel.
Desde esta opción, la aplicación generará un código EFPIA para asignar a un material. Es obligatorio rellenar todos los campos, a excepción del campo I (Interno) que por defecto se informa a ‘N’.
Los pasos a seguir para generar un nuevo EFPIA serán:
y nos aparecerá el mensaje.
Indicando que se ha creado correctamente el nuevo código. Pulsamos aceptar y la aplicación nos dirige automáticamente a la pantalla de consulta de materiales, donde podemos ver los datos que se generan por defecto y podríamos modificar alguno de ellos, siempre dependiendo de los permisos que tenga el usuario.
Por ejemplo, vamos a añadir una observación al producto.
Pulsamos F4, y confirmaremos nuestro cambio.
Desde esta opción se permite al usuario dar de alta manualmente envíos en la aplicación V10.
La pantalla cuenta con dos bloques, cabecera y líneas de envío. En primer lugar deberemos grabar una cabecera de envío, para posteriormente grabar las líneas que van a ir en ese envío.
Para grabar la cabecera, podemos rellenar los datos del cliente destino manualmente, o mediante la tecla May+F10, acceder a un listado de clientes, donde podremos seleccionar uno de ellos, y todos sus datos se volcaran a la cabecera del envío, facilitando así su creación.
Con el ratón, o mediante los cursores podremos posicionarnos sobre el cliente deseado, y pulsando la tecla ENTER, retornaremos el cliente, como sus datos a la pantalla anterior.
Ahora simplemente deberemos informar los campos optativos Observaciones y los que componen el CECO (Nº cuenta, Nº CECO, Nº WBS).
Pulsando la tecla de grabación F4, tendremos creada la cabecera del envío.
Para grabar ahora las líneas, debemos posicionarnos sobre el bloque de abajo, bien con el ratón o con la tecla F6.
Si conocemos el código del/los artículos que queremos introducir, podemos hacerlo manualmente, introduciendo después la cantidad solicitada.
Mediante la combinación de teclas May+F10, accedemos a la pantalla de consulta de materiales en modo lista, que ya se ha explicado anteriormente, en el punto 3.1.2 de este documento.
Aquí podremos añadir los filtros que deseemos a nuestra búsqueda, para posteriormente, y una vez que hayamos localizado el material en concreto, pulsemos la tecla ENTER, para devolver esa selección a las líneas de envío.
Introducimos la cantidad deseada, y pulsamos la tecla de confirmación F4. Siguiendo esta metodología podemos ir insertando líneas a nuestro envío, tantas como sean necesarias.
Cuando confirmamos la inserción de la línea, si no hay suficiente stock, la aplicación nos lo alertará, para que modifiquemos la cantidad.
Una vez insertadas todas las líneas, habrá que liberar el envío para que se incorpore al sistema. Para la liberación del envío pulsaremos la combinación de teclas May+F5
El sistema mostrará un mensaje indicando que el pedido se ha liberado.
En esta opción, visualizaremos los envíos que ya están grabados en el sistema, pero que aún no se han lanzado, por lo que podrían sufrir alguna modificación, tanto en la cabecera, por ejemplo modificar la dirección de entrega, o las observaciones, o en las líneas, modificando cantidades o eliminando alguna línea.
Para confirmar cualquier modificación pulsaremos la tecla de confirmación F4.
Para eliminar una línea, nos situamos sobre ella y pulsamos la tecla F9, después pulsaremos la tecla de confirmación F4.
Desde esta opción podemos consultar todos los envíos destinados a clientes de nuestra BU.
Es una pantalla solamente de consulta, no se podrá modificar ningún dato.
Los datos que muestra son:
En el bloque inferior se muestran los materiales y las cantidades asignadas.
Desde esta pantalla podemos utilizar unos filtros predefinidos, para ello pulsaremos el botón 
, nos aparecerán las siguientes opciones:
Seleccionamos la opción que queramos y pulsamos la tecla de consulta F2, obteniendo así los envíos que se encuentran en la situación seleccionada.
Para facilitar la generación de envíos de características similares, se han implementado unas opciones en V10. Los ciclos nos servirán para generar grupos de envíos, pudiendo asignar artículos y cantidades en común, y modificar individualmente cada elemento del ciclo. Además se lleva un control del stock real de los materiales que se van incluyendo en el ciclo, advirtiendo al usuario si se produjera una falta de stock.
El funcionamiento global de esta opción será:
Creación de ciclos:
Desde aquí podemos crear un nuevo ciclo, o seguir modificando un ciclo ya existente. Solamente se visualizarán los ciclos a los que el usuario tenga derecho a ver, es decir los que ha creado él o los que han creado usuarios de su misma BU.
Para crear un nuevo ciclo deberemos introducir un nombre para identificar al ciclo, por ejemplo “Ciclo de prueba”, también es obligatorio informar el nº de cuenta y el CECO.
Una vez informados los datos obligatorios, pulsamos el botón 
y la aplicación V10, generará un nuevo ciclo, asignando un identificado único, en este caso el 31. Y que nos servirá para localizar el ciclo posteriormente.
La pantalla mostrará ahora todos los delegados de la BU a la que pertenezca el usuario que ha creado el ciclo.
Con el botón 
generaremos un informe con los datos del ciclo generado, para consultar los delegados, materiales y las cantidades.
Una vez que el ciclo está terminado, habrá que proceder a su lanzamiento, para ello pulsamos el botón 
.
Vamos ahora a asignar delegados a nuestro ciclo “31- Ciclo de prueba”. Para ello bajamos al segundo bloque.
En este bloque tenemos los delegados que pertenecen a nuestra BU ordenados por nombre de usuario. Simplemente habrá que ir seleccionando con el ratón los delegados a añadir al ciclo y pulsar la tecla de confirmación F4. Esto se puede hacer las veces que sean necesarias, es decir, podemos buscar un delegado, marcarlo y pulsar F4, para seguir buscando más delegados realizar la misma operación.
Para la búsqueda de delegados, podemos utilizar los filtros, para ello pulsamos el botón
, con lo que la pantalla nos permitirá aplicar los filtros de BU, PRODUCTO o INDICACION. Una vez seleccionados los filtros pulsamos la tecla de consulta F2 para obtener los delegados. Voy a buscar delegados de la BU ONCOLOGIA, del producto XELODA.
Pulsamos F2
Ahora marcaremos algunos delegados. Existe la posibilidad de marcar todos los delegados de nuestra selección, pulsando el botón
. En este caso vamos a seleccionar tres delegados, “CASARR”,”LOPEZC8” y”PEREZG9”, los seleccionamos con el ratón y pulsamos F4.
Ahora voy a buscar delegados de otra BU y de otro producto. Pulso de nuevo el botón de filtro 
y selecciono mis nuevos criterios de búsqueda. Por ejemplo, BU AT.ESPECIALIZADA y PRODUCTO MIRCERA…
Añado “FRUTOSA” a mi ciclo, y pulso F4.
Si ahora vuelvo a la cabecera del ciclo, veré como está actualmente:
Podemos ver cómo están marcados los delegados asignados anteriormente. Una vez seleccionados los delegados, vamos a asignarles materiales y cantidades. Para ello bajamos al bloque LINEAS DE CICLOS. Los materiales y las cantidades se asignarán a TODOS los delegados que estén marcados en este momento.
En este bloque, al igual que el anterior podemos aplicar filtros pulsando. También se puede ir navegando con el cursor hasta localizar los materiales.
Vamos a localizar materiales de la BU AT.ESPECIALIZADA del PRODUCTO VALCYTE, pulsamos F2.
En este bloque podemos ver los datos del material, la cantidad que ya está asignada en este ciclo, la cantidad que vamos a asignar, y la cantidad disponible de ese material. Hay que reseñar que la cantidad que informemos se asignará a todos los delegados.
Vamos a asignar 10 unidades del artículo 01.09-VAL-G37 - ROLLER INOXCROM, a los delegados.
Y pulsamos la tecla de grabación F4
Vemos como ha cambiado el aspecto de la pantalla.
Aparece marcado el artículo, y la cantidad asignada a cambiado a 40 (10 unidades por delegado), también se ha recalculado la cantidad disponible.
Además el bloque LINEAS ASIGNADAS A DELEGADOS tiene ahora un registro.
Vamos a añadir algún material más.
Para ello procedemos como anteriormente, aplicamos filtros, y vamos asignando cantidades.
Hemos añadido un par de artículos más, y ahora vamos añadir 100 unidades del producto señalado.
La aplicación nos mostrará un mensaje de alerta, para que modifiquemos la cantidad a asignar.
Una vez asignadas las cantidades, desde este bloque podemos hacer dos operaciones más. Por un lado, si modificamos la cantidad y confirmamos con F4, modificaremos la cantidad a todos los delegados, por último, también se puede eliminar un artículo de todos los delegados, para ello pulsaremos la tecla de borrado F9.
Por último, tenemos el bloque de LINEAS ASIGNADAS A DELEGADOS, donde podemos ver individualmente que tiene cada delegado, y en su caso modificar o eliminar algún registro. Cuando nos situamos sobre la pantalla de delegados, por cada registro, nos mostrará en este bloque sus líneas asociadas.
En el campo asignada, vemos la cantidad que tiene el delegado, y en el campo cantidad, podemos modificar la cantidad asignada a ese delegado en concreto. Para ello modificamos la cantidad y confirmamos con F4. En este caso también tenemos los controles de stock disponible, por lo que si intentamos asignar más cantidad de la disponible la aplicación nos avisará.
Para eliminar un artículo del ciclo para un delegado, mediante la tecla F9, situándonos sobre el artículo, y pulsando la tecla de confirmación F4.
Para añadir un nuevo artículo, nos situamos sobre la primera línea vacía, y pulsamos May+F10, para acceder a la pantalla de selección de materiales, donde podemos aplicar los filtros deseados, y seleccionar el artículo a añadir. Pulsando ENTER o F10, devolveremos los datos para informar la cantidad y pulsar F4. Con lo que tendremos el nuevo artículo creado.
En cualquier momento podemos visualizar nuestro ciclo solamente con los delegados y los materiales asignados, para ello, nos posicionamos en el bloque de cabecera de ciclo y pulsamos la combinación de teclas May+F10
Desde esta opción podemos visualizar los ciclos creados, solamente con la información de los delegados y los materiales asignados.
Desde esta opción podemos copiar un ciclo ya existente mediante el botón
, copiando todos los delegados asignados, pero no los materiales, de este modo podremos tener plantillas de delegados, para informar después los materiales.
Desde esta opción podemos realizar consultas del personal, aplicando filtros como BU, PRODUCTO o INDICACIÓN. Una vez seleccionados los filtros, pulsamos la tecla de consulta F2.
Por último, mediante el botón exportaremos los datos a un fichero Excel.
Con esta opción, para acceder a la aplicación, será necesario volver a introducir los datos de acceso.
Movimientos por la pantalla:
Una vez dentro de un campo las teclas que tienen efecto son las siguientes:
Operaciones que se pueden realizar en las pantallas o en los bloques.
desde donde se invoca.
quepan en el bloque.
% El tanto por ciento, representa cualquier trozo de cadena, y se puede combinar con otras letras. Ejemplos:
AL% Podría recuperar nombres como: ALVARO, ALVAREZ o ALSINA.
%CION Podría recuperar: CANCION, OPCION, EVOLUCION
PRE%CION Podría recuperar: PREPOSICION, PRESENTACIÓN.
_ El guión bajo, es como el anterior pero sólo representa una letra. Por ejemplo:
___SION Recuperaría PRESION, EVASIÓN pero no PRETENSION o PSION.
consulta o todos si no hay condiciones impuestas por Ctrl+F2.
a F6.
el que estábamos.
En la línea superior de cada pantalla, podremos consultar una ayuda “ONLINE”, es decir, tendremos visible una ayuda, que nos servirá, para consultar rápidamente, las opciones extras de las que dispone una pantalla.